Política de datos y privacidad

1. Qué datos recopilamos

Recopilamos únicamente la información que los usuarios envían voluntariamente a través del formulario de registro (submit.html). Existen dos formularios: uno para investigadores y otro para asociaciones.

Formulario de investigador/a — los siguientes campos se publican en el directorio:

• Nombre completo
• Relación con Colombia (colombiano/a, con lazos familiares colombianos, o investigador internacional)
• Trabajo actual (p.ej. "Assistant Professor")
• Tipo de trabajo (Profesor, Investigador, Postdoc, Estudiante doctoral, Gestión y liderazgo)
• Institución(es) y ciudad — afiliación principal y hasta dos secundarias
• País (la región geográfica se determina automáticamente)
• Área del conocimiento (clasificación OCDE Frascati)
• Área de especialización (opcional)
• Temas de investigación (opcional)
• Formas de colaboración (opcional — p.ej. artículos, mentoría, transferencia de conocimiento, política pública)
• Redes y asociaciones colombianas (opcional)
• ORCID, CvLAC, Google Scholar, ResearchGate, sitio web personal, LinkedIn (todos opcionales)
• Coordenadas geográficas (latitud/longitud) para ubicar el perfil en el mapa. Nunca corresponden a la dirección personal del investigador: cuando la institución está en el catálogo de ROR (Research Organization Registry) se usan las coordenadas aproximadas de la organización; si no está en ROR, se obtienen con un servicio externo de geocodificación a partir de la ciudad. En ambos casos son aproximadas (a nivel de institución o de ciudad) y el investigador no las ingresa manualmente.

Formulario de asociación — los siguientes campos se publican en el directorio:

• Nombre de la asociación
• Descripción
• Alcance (internacional, nacional, ciudad o institución específica)
• Área del conocimiento
• País y ciudad
• Año de fundación (opcional)
• Sitio web, LinkedIn, Facebook, Twitter/X, Instagram (todos opcionales)

Los siguientes datos se recopilan para uso interno y no se publican:

• Nombre de quien envía la solicitud de asociación
• Correo electrónico de contacto de la asociación — para comunicarnos durante el proceso de revisión y, si se marca la casilla del newsletter, para enviarlo
• Correo electrónico de contacto del investigador — se solicita al registrarse y al actualizar datos. Sirve para verificar la identidad y afiliación durante la revisión, notificar cambios significativos de esta política, y comunicaciones estrictamente relacionadas con el propio perfil. Si marcas la casilla opcional del newsletter, se usa además para enviártelo (ver sección 7). No se publica, no se comparte y nunca se usa con fines comerciales.
• Suscripción al newsletter (sí / no) — casilla opcional del formulario, desmarcada por defecto. Registra si autorizas el envío del newsletter a tu correo de contacto.

No recopilamos contraseñas, documentos de identidad, información financiera, datos de salud ni ningún otro dato sensible.

El directorio está dirigido exclusivamente a personas mayores de edad. No recopilamos deliberadamente datos de menores; si detectamos un perfil de un menor, lo eliminaremos.

2. Cómo usamos los datos

Los datos se usan exclusivamente para:

• Mostrar el perfil del investigador en el directorio público y en el mapa interactivo.
• Generar estadísticas agregadas y anónimas sobre la diáspora científica colombiana (p. ej. distribución por región o disciplina).
• Facilitar la conexión entre investigadores colombianos en el exterior.
• Contactar a quien registra una asociación si hay dudas durante el proceso de revisión, usando el correo de contacto que indica (que no se publica).
• Verificar la identidad y afiliación de quien envía o actualiza un perfil de investigador, usando el correo de contacto (que tampoco se publica), y contactar al investigador exclusivamente por asuntos de su propio perfil o para notificarle cambios significativos de esta política.
• Enviar el newsletter únicamente a quienes marcaron la casilla opcional de suscripción (sección 7). Quien no la marque no recibe ninguna comunicación de difusión.

No usamos los datos para publicidad, análisis comerciales, perfilamiento automático ni para compartir con terceros con fines distintos a los descritos.

3. Cómo mantenemos la información actualizada

Un directorio solo es útil si sus datos están al día. Mantenemos los perfiles actualizados por cuatro vías complementarias:

• Actualización por el propio investigador: el modo «Actualizar mis datos» del formulario permite cargar el perfil publicado, editarlo y reenviarlo. Cada solicitud se revisa manualmente antes de publicarse.
• Ciclo anual vía ORCID: una vez al año actualizamos los perfiles que lo autorizan mediante el hashtag #redcolombia en su biografía pública de ORCID, como se describe en la guía de actualización de datos.
• Verificación mediante fuentes públicas: los administradores del directorio podemos verificar, corregir o completar la información profesional publicada usando búsquedas en línea sobre fuentes de acceso público, tales como ORCID, el Research Organization Registry (ROR), OpenAlex (base de datos bibliográfica abierta, de donde derivamos por ejemplo las redes de colaboración institucional), páginas web institucionales, Google Scholar, CvLAC, publicaciones académicas y otros perfiles profesionales públicos del propio investigador.
• Herramientas de inteligencia artificial: podemos apoyarnos en herramientas de IA para asistir estas tareas de verificación y actualización — por ejemplo, para contrastar un perfil con sus fuentes públicas, detectar afiliaciones desactualizadas o inconsistencias, o ayudar a identificar solicitudes de actualización sospechosas de suplantación.

Estas actualizaciones se limitan siempre al mismo tipo de información profesional descrito en la sección 1 (institución, cargo, área de investigación, enlaces académicos). Nunca buscamos ni incorporamos datos sensibles, direcciones personales, ni información ajena al propósito del directorio.

Si prefieres que no actualicemos tu perfil a partir de fuentes públicas, escríbenos a redcientificacol@gmail.com y marcaremos tu perfil para que solo se modifique a solicitud tuya.

4. Quién puede acceder a los datos

Los perfiles publicados son completamente públicos. Cualquier persona puede:

• Ver los perfiles en el directorio web.
• Usar la información de los perfiles en investigaciones académicas, citando la fuente (bajo los términos de la licencia CC BY-NC-SA 4.0).

Los investigadores que deseen utilizar los datos con fines de investigación pueden escribirnos a redcientificacol@gmail.com. Además, en el futuro tenemos previsto publicar el conjunto de datos en repositorios académicos para investigadores (p. ej. Harvard Dataverse), acompañado de su licencia de uso y la cita recomendada.

El correo electrónico de contacto de las asociaciones se almacena de forma privada, accesible solo para los administradores del proyecto. No se publica y no se comparte.

5. Consentimiento y base legal

El envío del formulario requiere marcar una casilla de consentimiento explícito que confirma:

• Que tiene interés en conectar con la comunidad científica colombiana.
• Que acepta que su perfil sea publicado de forma pública y permanente en el directorio.
• Que entiende que su perfil será visible de forma pública en el directorio web y podrá ser consultado por cualquier persona en internet.

El consentimiento es la base legal para el tratamiento de datos. No publicamos perfiles sin consentimiento explícito.

Al enviar el formulario también aceptas esta política, incluido el mantenimiento del perfil descrito en la sección 3 (actualización a partir de fuentes públicas y verificación asistida por herramientas de IA, siempre con revisión humana). Puedes retirar ese consentimiento en cualquier momento ejerciendo los derechos de la sección 9.

La suscripción al newsletter es un consentimiento separado y opcional, recogido en su propia casilla desmarcada por defecto: aceptar la publicación del perfil no implica suscribirse, y no suscribirse no impide publicar el perfil (ver sección 7).

6. Uso de cookies y tecnologías de seguimiento

Este sitio no usa cookies de ningún tipo, ni propias ni de terceros. No hay publicidad, ni analítica de rastreo. El único dato guardado en el navegador es una pequeña preferencia local que recuerda si el usuario cerró el tutorial de ayuda. Este dato nunca sale del navegador y no contiene información personal.

7. Newsletter (boletín informativo)

El formulario incluye una casilla opcional, desmarcada por defecto, para suscribirse al newsletter de la Red Científica Colombiana. Marcarla no es requisito para publicar un perfil ni para registrar una asociación, y dejarla sin marcar no tiene ninguna consecuencia sobre la solicitud.

• Qué enviamos: un correo ocasional con novedades del directorio, convocatorias y oportunidades de colaboración de interés para la diáspora científica colombiana. Nunca publicidad de terceros.
• Qué dato usamos: únicamente el correo de contacto que indicaste en el formulario y tu nombre. No se envían al proveedor del newsletter ni tu institución, ni tus enlaces académicos, ni ningún otro campo del perfil.
• Quién lo envía: usamos Substack como plataforma de envío. Al suscribirte, tu correo y nombre se cargan en Substack, que actúa como encargado del tratamiento y almacena los datos en servidores en Estados Unidos, bajo su propia política de privacidad. Substack registra métricas de envío propias de cualquier plataforma de correo (entregas, aperturas, clics); no usamos esos datos para perfilamiento individual.
• Cómo darte de baja: cada correo incluye un enlace de baja al pie que surte efecto de inmediato y sin necesidad de justificación. También puedes escribirnos a redcientificacol@gmail.com y te damos de baja nosotros. Darte de baja del newsletter no elimina tu perfil del directorio: son dos cosas independientes.
• Retirar el consentimiento desde el formulario: si vuelves a enviar el formulario (por ejemplo con «Actualizar mis datos») dejando la casilla sin marcar, lo tomamos como retiro del consentimiento y dejamos de incluir tu correo en los envíos.

Plazo de conservación: el correo permanece en la lista mientras dure la suscripción. Tras una baja, Substack conserva el registro de la baja para no volver a escribirte, y nosotros marcamos el retiro del consentimiento en nuestros registros internos.

8. Almacenamiento, seguridad y servicios externos

Los formularios de registro son recibidos y almacenados temporalmente en una plataforma privada accesible solo para los administradores del proyecto. Los datos son revisados y, una vez verificados, se publican en el sitio web del directorio.

Para mostrar el mapa interactivo y ubicar las instituciones, el sitio carga mapas y recursos desde proveedores externos. Como ocurre en cualquier solicitud web, esos proveedores pueden recibir la dirección IP del usuario, pero el sitio no instala cookies de seguimiento.

Al seleccionar una institución en el formulario, o al verificar manualmente una ubicación, se utiliza un servicio externo de geocodificación para ubicarla en el mapa. La consulta contiene únicamente la ciudad y el país — ningún dato personal del formulario.

Las herramientas de inteligencia artificial que asisten la verificación y actualización de perfiles (descritas en la sección 3) son también servicios externos y pueden procesar los datos en servidores fuera de Colombia. Solo procesan información del perfil — pública por diseño o enviada para publicación — bajo supervisión humana; los correos de contacto no se comparten con ellas.

El envío del newsletter se realiza a través de Substack, un servicio externo con servidores en Estados Unidos, al que solo se transfieren el correo y el nombre de quienes marcaron la casilla de suscripción (sección 7).

Plazos de conservación: los perfiles publicados se conservan mientras permanezcan en el directorio o hasta que el titular solicite su eliminación; el correo de contacto asociado a un perfil publicado se conserva durante ese mismo periodo, para los fines descritos en la sección 1. Las solicitudes que no llegan a publicarse (rechazadas o incompletas) y sus correos de contacto se eliminan a más tardar 12 meses después de recibidos.

9. Tus derechos

Como investigador registrado, tienes derecho a:

• Acceso: solicitar una copia de los datos que tenemos sobre ti.
• Rectificación: solicitar la corrección de datos incorrectos o desactualizados — o corregirlos tú mismo con el modo «Actualizar mis datos» del formulario.
• Eliminación: solicitar la eliminación total de tu perfil del directorio.
• Portabilidad: recibir una copia de tus datos en un formato estructurado y reutilizable.
• Oposición a la actualización automática: pedir que tu perfil no se actualice a partir de fuentes públicas ni del ciclo ORCID, y que solo se modifique a solicitud tuya (ver sección 3).
• Baja del newsletter: retirar en cualquier momento el consentimiento para recibir el newsletter, desde el enlace al pie de cada correo o escribiéndonos (ver sección 7). Es independiente de tu perfil en el directorio.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, escríbenos a redcientificacol@gmail.com indicando tu nombre completo. Atendemos las consultas en un plazo máximo de 10 días hábiles y los reclamos en un plazo máximo de 15 días hábiles, conforme a la Ley 1581 de 2012; si excepcionalmente necesitamos más tiempo, te lo informaremos antes de vencer el plazo indicando el motivo y la nueva fecha.

Si consideras que no hemos atendido adecuadamente tu solicitud, puedes presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (Colombia) o, si resides en la Unión Europea, ante la autoridad de protección de datos de tu país.

Ten en cuenta que, dado que los perfiles son públicos en internet, pueden existir copias en cachés de buscadores o capturas realizadas por terceros antes de la eliminación. No podemos garantizar la eliminación de esas copias externas.

10. Uso de los datos por terceros

La información publicada está disponible bajo la licencia CC BY-NC-SA 4.0. Esto significa que los datos pueden utilizarse con fines de investigación académica, siempre que:

• Se cite la fuente: Chacua, C., & Prieto, J. (2026). Red Científica Colombiana: Directorio mundial de la diáspora científica colombiana. https://www.redcientificacol.org
• No se usen con fines comerciales.
• Se compartan los derivados bajo la misma licencia.

El uso con fines comerciales o de perfilamiento masivo está prohibido. Cualquier uso comercial o gubernamental no académico requiere autorización escrita de los administradores.

11. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política cuando cambie la forma en que recopilamos o usamos datos. Los cambios se comunicarán actualizando la fecha al inicio de este documento. Si los cambios son significativos, lo notificaremos en el sitio web del directorio.